اجایل کوچینگ چیست؟ چرا سازمان ها برای بقا نیاز به چابکی دارند؟
اجایل یا Agile رویکردی است در مدیریت پروژههای مختلف مورد استفاده قرار میگیرد. این رویکرد بر پایه چهارچوبهای زمانی کوتاه، یکپارچگی و تکرار جزئیات بنا شده است. تیمهای اجایل بهگونهای طراحی شدهاند که سریع عمل کنند و بدون هیچ مشکلی، خودشان را با تغییرات ناگهانی تطبیق دهند. اجایل کوچینگ، فرایندی است که میتواند به بهبود این رویکرد و تاثیر حداکثری آن در نتیجهبخشی پروژهها بسیار کمک کند. در این مقاله قصد داریم بیشتر درباره اجایل کوچینگ و نقش آن در پیشرفت پروژه صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
اجایل کوچینگ چیست؟
اجایل کوچینگ که در ایران به «مربی گری چابکی» نیز شهرت دارد، فرایندی است که به سازمانها و تیمها کمک میکند سریعترین و البته بهترین روش ممکن را برای انجام پروژه و مدیریت تغییرات به کار گیرند. این فرایند به سازمانها و گروهها کمک میکند دیدگاههای جدید، الگوهای تفکر و نگرشهای برتر را در خود نهادینه کنند.
این دسته از انواع کوچینگ، برای این ساخته شدهاست که فرهنگ سازمانها را به سوی «ذهنیت چابکی» سوق دهد و در دراز مدت، این رویکرد را به عنوان شیوهای پایدار در سازمان به اجرا درآورد. با این حساب، اجایل کوچینگ را میتوان با کوچینگ سازمانی و بیزنس کوچینگ، مرتبط و همپیوند دانست.
عموما این فرایند شامل فعالیتهای زیر است:
- در تیمها، به افراد کمک میکند همکاری بهتری داشته باشند، فرایندها را با کیفیت و سرعت بهتری پیش ببرند و محصولات یا خدماتی با کیفیت بالاتر عرضه کنند.
- در سطح سازمانی، گستره اثر اجایل کوچینگ نیز بزرگتر میشود. این فرایند به بهبود ارتباط و همترازی بخشهای مختلف سازمان، مدیریت تحولات در مقیاسهای بزرگ، تلفیق رویکردهای چابکی (Agile) با فرهنگ اصلی سازمانی و در نهایت همکاری بهتر بین مدیران ارشد و کارکنان کمک خواهد کرد.
اجایل کوچ چیست؟
به زبان ساده، اجایل کوچ فردی است که وظیفه اجرای فرایند اجایل کوچینگ را در سازمان بر عهده دارد. این فرد باید بتواند رویکردهای چابکی را در سطح تیمی یا سازمانی به اجرا درآورد. فرایند اجایل کوچینگ میتواند توسط یکی از اعضای داخلی سازمان مانند مدیر پروژه اجرا شود. با این حال اگر اعضای اصلی تیم یا سازمان، در این حوزه آگاهی و تخصص کافی نداشته باشند، میتوانند از یک فرد بیرونی که دانش لازم را دارد کمک بگیرند. در هر صورت، در تیمهایی که در آنها حل مسئله به شیوه موثر اهمیت دارد، حضور یک اجایل کوچ ماهر و متخصص بسیار ضروری است.
انواع اجایل کوچها
تمامی اجایل کوچها فعالیتهای مشترکی انجام میدهند و از این نظر، تفاوتی بین آنها وجود ندارد. با این حال، نحوه جذب و استخدام اجایل کوچ مناسب برای تیم یا سازمان، میتواند متفاوت باشد. بر این اساس دو نوع اجایل کوچ خواهیم داشت:
درون سازمانی
این اجایل کوچها از میان اعضای خود سازمان انتخاب میشوند و عموما افرادی هستند که از پیش در تیم مدیریت پروژه حضور فعال و موثر داشتهاند. عموما این افراد تجربه خوبی در حوزه اجایل دارند، مورد اعتماد تیم یا سازمان هستند و ارتباط خوبی نیز با سایر اعضا دارند. مزیت استفاده از این کوچها، این است که پیشزمینه ذهنی خوبی درباره سازمان و تیم دارند، با مسائل و جزئیات آنها آشنا هستند و میتوانند روشهای بهتری برای بهبود شرایط تیم به کار گیرند. این نوع کوچها تنها با یک تیم کار میکنند و فعالیت آنها به شکل تمام وقت است.
بیرون سازمانی
برخی سازمانها و تیمها، درون خود فردی که هم آشنایی کاملی با اجایل داشته باشد و هم به مهارتهای کوچینگ مسلط باشد، ندارند. به همین دلیل، وظیفه اجایل کوچینگ را به فردی بیرون از سازمان خود میسپارند. کوچهای بیرون سازمانی به دلیل تمرکز ویژه روی کوچینگ، تخصص و تجربه بیشتری در این حوزه دارند، اما مدتی طول میکشد تا با جزییات تیم و سازمانی که قرار است با آن کار کنند آشنا شوند. این کوچها به صورت متمرکز با یک سازمان کار نمیکنند و ممکن است به طور همزمان، مشغول چند پروژه مختلف باشند.
وظایف اجایل کوچ
کسانی که به عنوان اجایل کوچ تیمی یا سازمانی انتخاب میشوند، باید بتوانند مسئولیتهای زیر را به بهترین شیوه ممکن انجام دهند:
- ارائه راهنماییهای به جا و اصولی: نخستین وظیفه یک اجایل کوچ در تیم یا سازمان این است که به اعضا کمک کند درک بهتری از اصول و شیوههای Agile و نحوه استفاده موثر از آن در مدیریت پروژه داشته باشند.
- تسهیل فرایند ارتباط و همکاری بهتر: یکی از مسئولیتهای مهم اجایل کوچ این است که فرهنگ اعتماد و شفافیت را در تیمها ترویج دهد و موجب همکاری موثر و باکیفیت گردد.
- شناسایی موانع و رسیدگی به آنها: تیمها و سازمانها گاه ممکن است در فرایند ارائه محصول و خدمات به مشتریان، با موانع و چالشهایی مواجه شوند. اجایل کوچ با دید بیرونی، میتواند این موانع را در پروژه شناسایی کند و سپس، به اعضا کمک کند راهحل مناسبی برای آنها بیابند.
- تشویق یادگیری و بهبود مستمر: یکی از مهمترین نکات در فرایند اجایل کوچینگ، استمرار و تداوم است. به همین دلیل هم اجایل کوچ باید فرهنگ یادگیری و پیشرفت مداوم را در سازمان تثبیت کند.
- برنامهریزی برای توسعه در آینده: اجایل کوچ وظیفه دارد به تیمها و سازمانها کمک کند که یک نقشه راه مطمئن و اصولی برای اجرای رویکرد اجایل در آینده ترسیم کنند.
- کمک به رهبران برای اثرگذاری بیشتر: از جمله وظایف مهمی که اجایل کوچ بر عهده دارد، این است که به مدیران و رهبران پروژهها کمک کند شیوههای رهبری را بهتر بیاموزند و به اجرا درآورند.
چطور اجایل کوچ شویم؟
سازمانها و تیمها برای اینکه بهترین اجایل کوچ را انتخاب کنند، مهارتهای خاصی را در افراد مورد سنجش قرار میدهند. کسانی که فاقد این نوع مهارتها باشند، صلاحیت ورود به این حوزه را ندارند و نمیتوانند از پس مسئولیتهای سنگین و پیچیده آن بربیایند. مهارتهای اجایل کوچ حرفهای شامل موارد زیر است:
۱- آشنایی با اصول کوچینگ
فرقی نمیکند به کدام حوزه کوچینگ علاقهمند باشید و بخواهید در کدام بخش آن مشغول به کار شوید، در هر صورت باید با اصول این علم آشنایی پیدا کنید. برای اینکه تیمها شما را به عنوان اجایل کوچ بپذیرند، باید از پیش در دورههای تخصصی کوچینگ شرکت کرده و دانش تخصصی این حوزه را به دست آورده باشید.
۲- دانش کافی در حوزه Agile
برای اینکه تیمها و سازمانها را در رویکرد اجایل راهنمایی کنید، باید خودتان درک عمیقی از این رویکرد و نحوه اجرای آن داشته باشید. بهتر است پیش از ورود به این حوزه، بررسی کنید که چارچوبهای اصلی اجایل چه چیزهایی هستند و چگونه باید آنها را به طور عملی و در محیط واقعی به اجرا درآورد.
۳- مهارتهای ارتباطی بالا
یک اجایل کوچ خوب و حرفهای، باید روابط اجتماعی بالایی داشته باشد. اجایل کوچها در روند کاری خود، باید با دیگران مذاکره کنند، به آنان الهام ببخشند و در مواقع لزوم درگیریهای موجود را حل و فصل کنند. تنها کسی از عهده این کارها بر خواهد آمد که مهارتهای ارتباطی بسیار بالایی داشته باشد.
۴- آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه
اجایل کوچینگ به طور مستقیم با مدیریت پروژه به شیوه موثر سروکار دارد، به همین دلیل یکی از مهارتهای ضروری برای اجایل کوچها این است که با ابزارهای تخصصی این حوزه آشنایی کافی داشته باشند. در برخی موارد، لازم است کوچ این ابزارها را به دیگران آموزش دهد، بنابراین داشتن مهارت بالا در آنها بسیار ضرورت دارد.
۵- تجربه در حوزه اجایل
اگر میخواهید اجایل کوچ خوبی باشید، بهتر است مدتی در حوزههای مرتبط به آن مشغول به کار شوید. فعالیت به عنوان اسکرام مستر یا کار کردن به عنوان یکی از اعضای تیم اجایل، باعث میشود تجربههای واقعی بیشتری در این حوزه به دست آورید.
اجایل کوچ شغلی تماموقت است؟
یکی از چالشهای بزرگ برای کسانی که قصد دارند وارد حوزه اجایل کوچینگ شوند، این است که این شغل تمام وقت است یا پارهوقت. به طور کلی، نمیتوان اجایل کوچینگ را شغلی پارهوقت دانست، زیرا هدایت تیم و سازمان، نیازمند تلاشی مستمر و منظم است. با این حال، اجایل کوچهای بیرون سازمانی، میتوانند به شکل پروژهای با سازمانها و تیمهای مختلف همکاری داشته باشند؛ اما این به معنی کار پارهوقت نیست. اغلب سازمانها ترجیح میدهند با کوچهایی همکاری کنند که وقت و تمرکز زیادی برای پرداختن به پروژه آنها داشته باشند و به طور کلی، اعتقاد بر این است که فعالیت پارهوقت نمیتواند پاسخگوی نیازهای متنوع این حوزه باشد.
تاریخچه اجایل کوچینگ
متدهای مربوط به Agile در حوزه توسعه نرمافزار، در سالهای ۱۹۹۰ در برابر متدهای آبشاری مطرح شدند. این متد به تدریج به حوزههای مختلف مدیریت پروژه راه یافت و در سال ۲۰۰۱ بیانیهای رسمی برای آن منتشر شد. مفهوم کوچینگ در معنای عام آن در دهههای ۱۹۶۰ الی ۱۹۷۰ مطرح شد. از سالهای ۱۹۸۰ به بعد، این مفهوم گسترش بیشتری یافت و به حوزههای متنوعی تقسیم شد. پس از سال ۲۰۰۰، کوچینگ توانست به حوزههای مختلف از جمله مدیریت پروژه وارد شود و در حال حاضر، اجایل کوچها در اغلب تیمها و سازمانها به عنوان یک عنصر مهم و فعال حضور دارند.
چرا به اجایل کوچ نیاز است؟
درک مفهوم اجایل به صورت تئوری در مدت کوتاهی امکانپذیر است، اما اغلب تیمها و سازمانها نمیتوانند این متد را به طور عملی در پروژههای خود به اجرا درآورند. به همین دلیل لازم است فردی متخصص در این حوزه وجود داشته باشد که بتواند روی اجرای متدها نظارت داشته باشد و در مواقع نیاز، افراد تیم را راهنمایی کند. به طور کلی حضور یک اجایل کوچ در تیم، به دلایل زیر ضرورت دارد:
- نظارت بر عملکرد تیم: اجایل کوچ میتواند از بیرون بر عملکرد تیم مدیریت پروژه نظارت کامل داشته باشد. این نگاه بیرونی، باعث میشود نقصها و مشکلات خیلی زودتر خود را نشان دهند و در نتیجه، عملکرد تیم بسیار سریعتر بهبود یابد.
- مدیریت تغییرات: فرایند پروژه پیرو یک خط صاف نیست و مدام دچار تغییر و نوسان میشود. به همین دلیل برخی تیمها و سازمانها هنگام بروز تغییرات ناگهانی در مسیر پروژه ممکن است دچار چالش شوند. اجایل کوچ میتواند به حل این موضوع کمک کند.
- انتخاب روش موثر: گاهی اوقات اعضای تیم پروژه با وجود اجرای دقیق فرایند اجایل، هنوز هم حس میکنند نقصهایی در کار وجود دارد. در این شرایط، کوچ وارد عمل میشود و موثرترین روش را به کار میگیرد. او میتواند متوجه شود که چرا فرایند به خوبی جواب نداده است و چطور میتوان آن را بهبود بخشید.
- هدایت مدیران و رهبران: افرادی که مدیریت و رهبری پروژه را بر عهده دارند، گاه در انتخاب متد صحیح، ارتباط با اعضای تیم و یا هدایت پروژه به شیوه اصولی و کارآمد دچار مشکل میشوند. در این شرایط اجایل کوچ میتواند به مدیران کمک کند که استراتژیهای بهتری برای هدایت تیم خود در پیش بگیرند.
مجله معتبر Forbes نیز اهمیت چابکی را به صورت زیر تعریف کرده است:
ظهور Agile به عنوان یک جنبش بزرگ جهانی که فراتر از نرمافزار گسترش مییابد ناشی از کشف این است که تنها راه برای سازمانها برای مقابله با بازار آشفته مشتری محور امروزی تبدیل شدن به چابکی است. چابک سازمان ها را قادر می سازد تا بر تغییرات مستمر مسلط شوند. این به شرکت ها اجازه می دهد در دنیایی که به طور فزاینده ای نوسان، نامطمئن، پیچیده و مبهم است، شکوفا شوند.
مجله فوربز
رهبری اسکرام و کوچینگ چابک چه تفاوتهایی دارند؟
اسکرام یک فرآیند در متد اجایل است که برای توسعه و مدیریت پروژههای نرمافزاری به کار میرود. در رهبری اسکرام، تیمها به صورت خودسازماندهی شده (self-organized) عمل میکنند و در دورههای زمانی کوتاهمدت به تمرکز روی اهداف خاص میپردازند. یکی از ویژگیهای مهم اسکرام، این است که در آن یک تیم توسعه (Development Team)، یک صاحب محصول (Product Owner) و یک اسکرام مستر (Scrum Master) وجود دارد. این سه نقش در تضمین پیشرفت مداوم پروژه و اصول اسکرام نقش موثری دارند.
در مقابل کوچینگ چابک یا همان اجایل کوچینگ، به معنای ارائه راهنمایی و حمایت به سازمانها و تیمها در استفاده از مفاهیم چابک (Agile) است. یک اجایل کوچ نقش مشاور و راهنما را برعهده دارد تا به سازمانها کمک کند بهترین بهره را از اصول و مفاهیم اجایل ببرند. این شخص ممکن است در ارتقاء توانمندی تیمها، ایجاد فرهنگ چابک در سازمان و بهبود فرآیندها و رویکردها نقش داشته باشد.
کوچینگ چابک به تیمها و سازمانها کمک میکند تا از اصول اجایل برای تسریع در توسعه و ارتقاء محصولات خود استفاده کنند و برای چالشهای مختلفی که ممکن است در مسیر پیادهسازی این متد به وجود بیاید، بهترین راهحلها را بیابند.
سطوح کوچینگ چابک
سطوح کوچینگ چابک یا Agile Coaching از نظر میزان پیچیدگی و مقدار تاثیرگذاری در سازمانها متنوع است. در این زمینه، تعریف دقیقی از سطوح وجود ندارد و این مسئله میتواند به شدت وابسته به سازمان، نیازهای آن و همچنین میزان تخصص کوچ باشد. با این حال، عموما اجایل کوچینگ در سطوح زیر مشاهده میشود:
- سطح تیمی: اجایل کوچینگ در این سطح تنها بر روی توانمندیها و عملکرد تیم مدیریت پروژه متمرکز است و دخالیت در بخشهای دیگر سازمان ندارد. اجایل کوچ تیم، ممکن است به بهبود هماهنگی و همکاری درون تیم، افزایش بهرهوری و بهبود فرآیندها کمک کند.
- سطح سازمانی: این سطح کوچینگ چابک، بر روی تغییرات و بهبود در سطح سازمانی تمرکز دارد. کوچ سازمانی ممکن است در توسعه فرهنگ چابک، اجرای مفاهیم Agile در سطح سازمان و بهبود ساختار سازمانی مشارکت کند. این حالت رایجترین سطح فعالیت اجایل کوچ است.
- سطح مدیریتی: اجایل کوچینگ در حوزه مدیریت بر روی تغییر نقش مدیران به عنوان افراد حمایتکننده و کمک به آنها در بکارگیری راهبردهای مؤثرتر تمرکز دارد. این سطح میتواند به بهبود تصمیمگیری، رهبری و ارتباطات در سازمان کمک کند.
- سطح اجرایی: کوچ اجایل در این سطح اغلب با مدیران اجرایی و رهبران ارتباط دارد و به آنها در دستیابی به اهداف استراتژیک و تغییرات بزرگ در سازمان کمک میکند.
برخی از کوچهای چابک ممکن است در چندین سطح مشغول به فعالیت باشند. وظایف هر کوچ بستگی به نیازها و هدفهای سازمان دارد و فرد متخصص با توجه به حوزه دانش خود به سازمانها کمک خواهد کرد.
اجایل کوچینگ سازمانی چکار میکند؟
چابکی در کوچینگ سازمانی یکی از رایجترین سطوح فعالیت اجایل کوچها است. اغلب موسساتی که از کوچینگ چابک استفاده میکنند، به دنبال کسی هستند که بتواند در این سطح فعالیت داشته باشد. اجایل کوچهایی که در این سطح فعال هستند، وظایف زیر را بر عهده دارند:
توسعه و بهینهسازی فرایندها
بررسی و ارزیابی فرایندهای موجود در سازمان، ارائه پیشنهادهای لازم برای بهبود فرایندها با استفاده از اصول اجایل و اجرای تغییرات کوچک آزمایشی در فرآیندها به منظور ارزیابی تأثیر آنها، از جمله وظایف اجایل کوچ سازمانی است.
بهبود ساختار سازمانی
اجایل کوچ در سطح سازمانی وظیفه دارد به ارزیابی و بهینهسازی ساختار سازمانی بر اساس اصول اجایل بپردازد. در این راستا، او به ایجاد یک ساختار تسهیلکننده برای هماهنگی بهتر تیمها کمک میکند و پیشنهادهایی برای تغییر در ساختار سازمانی برای ایجاد سازمانی انعطافپذیر و واکنشپذیر به تغییرات بازار ارائه میدهد.
توسعه فرهنگ اجایل در سازمان
اجایل کوچینگ سازمانی به ارتقاء فرهنگ اجایل در سازمان و ترویج اصول آن بین اعضای تیمها کمک خواهد کرد. همچنین منجر به ایجاد محیطی میشود که در مقابل آزمونها انعطافپذیر است و راحتتر تغییرات سازنده را میپذیرد.
مشاوره در اجرای متدهای اجایل
کوچ اجایل سازمانی، وظیفه دارد که سازمانها را در پیادهسازی فرآیندها و روشهای اجایل مانند اسکرام راهنمایی کند. همچنین ارائه مشاوره در مواجهه با چالشها و مشکلات در حین اجرای اصول اجایل نیز بر عهده این فرد است.
مراجعین و مشتریان کوچینگ چابک چه کسانی هستند؟
مراجعین و مشتریان کوچینگ چابک میتوانند افراد و گروههای مختلفی در یک سازمان باشند. کوچینگ چابک به طور گسترده در زمینه توسعه نرمافزار، مدیریت پروژه، و بهبود فرآیندها به کار میرود. در زیر، برخی از افرادی که ممکن است به عنوان مشتری یا مراجعهکننده به کوچینگ چابک نیاز داشته باشند آورده شدهاند:
- تیمهای توسعه نرمافزار: توسعهدهندگان، تسترها، اعضای تیمهای توسعه نرمافزار و اعضای تیمهای DevOps که به بهبود تعامل بین توسعه و عملیات علاقهمند هستند و قصد دارند از فرآیندهای اجایل و اسکرام بهرهمند شوند.
- مدیران پروژه و مدیران محصول: مدیران پروژه و مدیران محصول که میخواهند اصول اجایل را در مدیریت پروژهها و توسعه محصولات بهکار گیرند.
- تیمهای اجرایی و مدیران ارشد: رهبران اجرایی و مدیران ارشد که قصد دارند تغییرات بزرگ یا کوچک در ساختار سازمانی ایجاد کنند و فرهنگ کاری را بهبود ببخشند.
- مشاوران سازمانی: مشاوران سازمانی که میخواهند به سازمانها در تحولات مربوط به متدهای اجایل و بهبود عملکرد کمک کنند.
- افراد علاقمند به توسعه حرفهای: کسانی که به کوچ اجایل مراجعه میکنند ممکن است به هیچ سازمانی وابسته نباشند و هدف آنها، توسعه حرفهای خود و کسب مهارتهای لازم برای کار در محیطهای اجایل باشد.
البته این فهرست میتواند بسیار گستردهتر هم باشد و افراد و گروههای مختلف با توجه به نیازهای خود میتوانند از اجایل کوچ کمک بگیرند.
مزایای اجایل کوچینگ چیست؟
اگرچه اغلب مدیران و سازمانها تصور میکنند اجایل کوچ، یک نقش فرعی و غیرضروری در تیمهای مدیریت و توسعه به حساب میآید، اما حضور یک متخصص در این حوزه میتواند مزایای زیر را شامل شود:
- انعطاف پذیری سازمان در برابر تغییرات ناگهانی: اجایل کوچینگ کمک میکند تا سازمان به سرعت به تغییرات ناگهانی در محیط کسب و کار پاسخ دهد و با نیازهای جدید مشتریان منطبق شود. ایجاد فرهنگ انعطافپذیری و تمرکز بر تغییرات سازنده در سازمان، از جمله مزایای این نوع کوچینگ است.
- بهبود عملکرد تیمها هنگام مدیریت و توسعه پروژه: اجایل کوچینگ به توسعه مهارتها و توانمندیهای تیمها کمک میکند. همچنین با ارائه راهنمایی و پشتیبانی، هماهنگی و همکاری درون تیمی را بهبود میبخشد.
- افزایش سرعت تصمیمگیری در شرایط چالشی: اجایل کوچینگ به مدیران و دیگر اعضای سازمان کمک میکند تصمیمگیریهای بهتر و سریعتری انجام دهند. همچنین، ترویج فرهنگ تصمیمگیری مشارکتی و ایجاد فرایندهای تصمیمگیری بهینه و کارآمد، از جمله مزایای کوچینگ چابک است.
- پیشرفت توانمندیهای رهبری و مدیریت: از جمله مزایای اصلی حضور اجایل کوچ در سازمانها این است که مدیران و رهبران میتوانند از حضور این شخص برای بهبود توانمندیهای خود و ارتباط بهتر با کارکنان بهره ببرند.
- افزایش کیفیت در اجرای متدهای اجایل: در شرایطی که مدیران، تیمها، کارکنان و دیگر افراد دخیل در روند پروژه، نمیتوانند به درستی و به شکل کامل متدهای اجایل را به اجرا درآورند، کوچ به آنها در این مسیر کمک خواهد کرد.
سخن پایانی
کوچینگ، حوزههای بسیار متنوعی دارد که هر یک میتوانند در بخشی از زندگی کاری یا شخصی مفید و موثر واقع شوند. اجایل کوچینگ یکی از خاصترین و جدیدتریم انواع این علم است که نقش موثری در بهبود فرایند مدیریت و توسعه پروژهها دارد. اگرچه برخی تصور میکنند متد اجایل تنها در پروژههای نرمافزاری کاربرد دارد، اما در واقع این روش میتواند به توسعه اغلب سازمانها و کسبوکارها کمک کند. امیدواریم نکات موجود در این مقاله، اطلاعات خوبی در این حوزه در اختیار شما قرار داده باشند.
دیدگاهتان را بنویسید